Secretariële diensten op maat

BOEKHOUDING

• Digitaal versturen van verkoopfacturen;
• Debiteurenbeheer;
• Inkoopfacturenadministratie;
• Personeelsadministratie;
• Boekhouding, bijv. in Twinfield, Snelstart of Basenet;
• Aangiftes Belastingdienst indienen.

JURIDISCH SECRETARIEEL

• Verzorgen van zakelijke correspondentie;
• Documenten redigeren en aanpassen;
• Uitwerken van spraakopnamen;
• Beheren van de zakelijke agenda;
• Vertalen van teksten (NL-ENG en ENG-NL);
• Notuleren van vergaderingen.

Hoe werkt externe secretariële diensten?

Heeft u een goedlopend bedrijf, maar te weinig ondersteuning?

Moet u vaak brieven, overeenkomsten of andersoortige tekstdocumenten opstellen en versturen, maar heeft u geen tijd om deze tekstueel na te kijken? Flex Assistance biedt u een oplossing!

Zij loopt al uw documenten voor u na en past deze, waar nodig, tekstueel en qua spelling en grammatica, aan. U ontvangt een geredigeerd document in uw mailbox terug.

Spreekt u vaak stukken tekst in, maar heeft u eigenlijk niet genoeg secretariële ondersteuning om deze citaten uit te laten werken? De oplossing is simpel

U spreekt de citaten in op de spraakrecorder van uw mobiele telefoon en stuurt deze per e-mail naar Flex Assistance. Flex Assistance werkt de citaten in een door u gewenst format voor u uit en stuurt het document naar u terug.

Heeft u een advocatenkantoor met een drukke procespraktijk?

Ontvangt u veel rolberichten van rolwaarnemers en rechtbanken, maar heeft u weinig tijd om deze door te sturen naar cliënten en om de termijnbewaking bij te houden? Flex Assistance biedt u een oplossing.

U kunt al uw rolberichten en andersoortige documenten rechtstreeks scannen naar Flex Assistance. Zij houdt dan alle termijnen voor u bij in een termijnenlijst, nodigt u uit voor agendapunten in de betreffende kwestie en stuurt uw rolberichten en andere doorstuurbriefjes diezelfde dag door naar uw cliënten. Uw termijnenlijst zal zij beschikbaar voor u maken in een map in Dropbox of rechtstreeks op uw server, wanneer u haar daarvoor rechten verleent. Het enige dat u hoeft te doen, is een lijstje met zaaknamen en contactpersonen aanleveren. Dit kunt u waarschijnlijk rechtstreeks uit uw tijdschrijfsysteem printen. Op deze manier heeft u uw eigen secretaresse, die u vanuit een externe locatie veel werk uit handen neemt.

Bent u een beginnend kantoor zonder ondersteuning en merkt u dat u vaak moet zoeken naar bepaalde documenten en of stukken?

Bent u een beginnend kantoor zonder ondersteuning en merkt u dat u vaak moet zoeken naar bepaalde documenten en of stukken? Wordt de papierwinkel u te groot?

Flex Assistance komt bij u op locatie, ordent de documenten op uw server en creëert in overleg met u een gedegen kantoororganisatie en administratie.

Hoe werkt dat dan, zo’n secretaresse op afstand?

U kunt Flex Assistance bijvoorbeeld een eigen e-mailadres toewijzen op uw server, bijvoorbeeld; ‘secretaresse@uwbedrijf.nl. Op deze manier kan Flex Assistance al uw dagelijkse e-mails voor u verzorgen alsof zij bij u in het bedrijf zit. Dit alles vanaf een externe locatie.

Rolbeheer voor advocaten / procureursservice?

Bent u advocaat en heeft u behoefte aan ondersteuning voor het bijhouden van roltermijnen? Dat is ook mogelijk bij Flex Assistance. Flex Assistance beschikt over een advocatenpas (gemachtigdenpas) en u kunt Hester Tol (eigenaar) aldus machtigen zodat zij kan inloggen op de rol en uw termijnen voor u in de gaten houdt. Hester maakt voor u een termijnenlijst in Excel aan waarin alle relevante roldata worden verzameld en houdt deze voor u bij. Zij maakt daarnaast agendapunten voor u aan, zodat u op uw smartphone of computer tijdig herinneringen ontvangt over in te dienen stukken en andere belangrijke data.

Ook het indienen van de processtukken is een mogelijkheid. Flex Assistance heeft een contract met Falkpost. Alle juridische stukken worden met deze dienst verstuurd. Hierdoor is het indienen van processtukken 1 dag voor de roldatum zelfs nog mogelijk. Dit kan middels de procureursdienst van Falkpost. De verzending van de stukken per procureursdienst bij Falk kost EUR 32,50 exclusief btw (naast de kosten die worden gemaakt op het uurtarief van Flex Assistance en eventueel materiaal). Het processtuk wordt door Falk op de roldatum voor 10.00 uur afgeleverd bij de Centrale Balie en u ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging. De (falk) kosten schiet Flex Assistance voor en belast ze aan u door bij het versturen van haar maandelijkse factuur. De meest handige manier om Flex Assistance uw processtukken te laten indienen is om door Flex Assistance te voorzien van een set drukwerk (brief- en volgpapier en enveloppen).

Hoe werkt dat dan, zo’n secretaresse op afstand?

U kunt Flex Assistance bijvoorbeeld een eigen e-mailadres toewijzen op uw server, bijvoorbeeld; ‘secretaresse@uwbedrijf.nl. Op deze manier kan Flex Assistance al uw dagelijkse e-mails voor u verzorgen alsof zij bij u in het bedrijf zit. Dit alles vanaf een externe locatie.

Rolbeheer voor advocaten / procureursservice?

Bent u advocaat en heeft u behoefte aan ondersteuning voor het bijhouden van roltermijnen? Dat is ook mogelijk bij Flex Assistance. Flex Assistance beschikt over een advocatenpas (gemachtigdenpas) en u kunt Hester Tol (eigenaar) aldus machtigen zodat zij kan inloggen op de rol en uw termijnen voor u in de gaten houdt. Hester maakt voor u een termijnenlijst in Excel aan waarin alle relevante roldata worden verzameld en houdt deze voor u bij. Zij maakt daarnaast agendapunten voor u aan, zodat u op uw smartphone of computer tijdig herinneringen ontvangt over in te dienen stukken en andere belangrijke data.

Ook het indienen van de processtukken is een mogelijkheid. Flex Assistance heeft een contract met Falkpost. Alle juridische stukken worden met deze dienst verstuurd. Hierdoor is het indienen van processtukken 1 dag voor de roldatum zelfs nog mogelijk. Dit kan middels de procureursdienst van Falkpost. De verzending van de stukken per procureursdienst bij Falk kost EUR 32,50 exclusief btw (naast de kosten die worden gemaakt op het uurtarief van Flex Assistance en eventueel materiaal). Het processtuk wordt door Falk op de roldatum voor 10.00 uur afgeleverd bij de Centrale Balie en u ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging. De (falk) kosten schiet Flex Assistance voor en belast ze aan u door bij het versturen van haar maandelijkse factuur. De meest handige manier om Flex Assistance uw processtukken te laten indienen is om door Flex Assistance te voorzien van een set drukwerk (brief- en volgpapier en enveloppen).

Staat uw behoefte aan dienstverlening er niet bij?

Neem vrijblijvend contact met ons op en maak uw wens voor secretariële ondersteuning kenbaar. Elke vraag voorzien wij van een professionele oplossing, zodat u er geen omkijken naar heeft. Flex Assistance is in het bezit van een VAR-WUO verklaring. U ontvangt hiervan een kopie wanneer u uw eerste opdracht bij ons uitzet, tezamen met een kopie van onze algemene voorwaarden.