Secretariële diensten
op maat

Neem vrijblijvend contact met ons op en maak uw wens voor secretariële ondersteuning kenbaar. Elke vraag voorzien wij van een professionele oplossing, zodat u er geen omkijken naar heeft. Flex Assistance is in het bezit van een VAR-WUO verklaring. U ontvangt hiervan een kopie wanneer u uw eerste opdracht bij ons uitzet, tezamen met een kopie van onze algemene voorwaarden.

NEEM CONTACT OP

HOE WERKT DAT DAN, ZO'N SECRETARESSE OP AFSTAND?

U kunt Flex Assistance bijvoorbeeld een eigen e-mailadres toewijzen op uw server, bijvoorbeeld; ‘secretaresse@uwbedrijf.nl. Op deze manier kan Flex Assistance al uw dagelijkse e-mails voor u verzorgen alsof zij bij u in het bedrijf zit. Dit alles vanaf een externe locatie.

Heeft u een goedlopend bedrijf maar te weinig ondersteuning?

Moet u vaak brieven, overeenkomsten of andersoortige tekstdocumenten opstellen en versturen, maar heeft u geen tijd om deze tekstueel na te kijken? Flex Assistance biedt u een oplossing!

Zij loopt al uw documenten voor u na en past deze, waar nodig, tekstueel en qua spelling en grammatica, aan. U ontvangt een geredigeerd document in uw mailbox terug.

Spreekt u vaak stukken tekst in, maar heeft u eigenlijk niet genoeg secretariële ondersteuning om deze citaten uit te laten werken? De oplossing is simpel

U spreekt de citaten in op de spraakrecorder van uw mobiele telefoon en stuurt deze per e-mail naar Flex Assistance. Flex Assistance werkt de citaten in een door u gewenst format voor u uit en stuurt het document naar u terug.

Heeft u een advocatenkantoor met een drukke procespraktijk?

Ontvangt u veel rolberichten van rolwaarnemers en rechtbanken, maar heeft u weinig tijd om deze door te sturen naar cliënten en om de termijnbewaking bij te houden? Flex Assistance biedt u een oplossing.

U kunt al uw rolberichten en andersoortige documenten rechtstreeks scannen naar Flex Assistance. Zij houdt dan alle termijnen voor u bij in een termijnenlijst, nodigt u uit voor agendapunten in de betreffende kwestie en stuurt uw rolberichten en andere doorstuurbriefjes diezelfde dag door naar uw cliënten. Uw termijnenlijst zal zij beschikbaar voor u maken in een map in Dropbox of rechtstreeks op uw server, wanneer u haar daarvoor rechten verleent. Het enige dat u hoeft te doen, is een lijstje met zaaknamen en contactpersonen aanleveren. Dit kunt u waarschijnlijk rechtstreeks uit uw tijdschrijfsysteem printen. Op deze manier heeft u uw eigen secretaresse, die u vanuit een externe locatie veel werk uit handen neemt.

Bent u een beginnend kantoor zonder ondersteuning?

Bent u een beginnend kantoor zonder ondersteuning en merkt u dat u vaak moet zoeken naar bepaalde documenten en of stukken? Wordt de papierwinkel u te groot?

Flex Assistance komt bij u op locatie, ordent de documenten op uw server en creëert in overleg met u een gedegen kantoororganisatie en administratie.

UW BOEKHOUDING UIT HANDEN GEVEN?

Het voeren van uw boekhouding kan een tijdrovende aangelegenheid zijn. Flex Assistance neemt dit graag uit handen. Zij kan uw boekhouding maandelijks voor u bijwerken en u ontvangt tussentijdse rapportages met de stand van zaken.

Onze werkwijze voor boekhouding
  • Ronde de 15de van de maand worden (kopieën van) de stukken (bankafschrift/bonnen/inkoop- en verkoopfacturen) die zien op de voorgaande maand bij u opgehaald/door u ingescand/door u aan ons toegestuurd;
  • Flex Assistance verzorgt voor u de boekhouding vanaf een externe locatie. Zij voert deze in Snelstart;
  • Indien nodig verzorgt Flex Assistance tevens uw btw-aangifte;
  • Maandelijks of per kwartaal (uw voorkeur) ontvangt u van Flex Assistance rapportages met betrekking tot winst & verlies.

Zo heeft u altijd inzicht in uw boekhouding en is deze altijd up to date.

Wanneer u reeds gebruik maakt van een accountant waar u maandelijks of per kwartaal uw boekhouding naartoe stuurt, kost het uitzoeken en opsturen van deze stukken u ook veel tijd. Ook hiervoor kunt u Flex Assistance inschakelen. Zij verwerkt deze stukken maandelijks/per kwartaal bij u op locatie en stuurt deze naar uw accountant. Een kopie wordt achtergelaten in uw eigen kantoor. Dat scheelt u waarschijnlijk een halve dag werk, waardoor u weer declarabel voor uw eigen klanten kunt werken. Een win/win-situatie.

Debiteurenbeheer uit handen geven?

Flex Assistance heeft ruime ervaring met debiteurenbeheer. Zij neemt het sturen van herinneringen en aanmaningen van u uit handen. Zij neemt per e-mail en telefonisch contact op met uw klanten om betaling van uw facturen te bespoedigen. Flex Assistance hanteert een werkwijze waarin kort na het verlopen van de betaaltermijn actie wordt ondernomen, zodat uw klanten na een tijdje uit zichzelf sneller zullen betalen en er minder actie vereist zal zijn.

Onze werkwijze voor debiteurenbeheer
  • U stuurt 2 maal per maand de inkomende bankmutaties naar Flex Assistance toe. Zij verwerkt deze in uw systeem en houdt zo de debiteurenlijst schoon;
  • 14 dagen na het versturen van de factuur wordt een 1e herinnering per e-mail verstuurd;
  • 7 of 14 dagen na het versturen van de 1e herinnering wordt een 2de herinnering per e-mail verstuurd;
  • 5 dagen na het versturen van de 2de herinnering wordt er telefonisch contact opgenomen en wordt er een betaalafspraak gemaakt of een betalingsregeling in gang gezet;
  • Wanneer betaling dan nog uitblijft, wordt 5 dagen na het telefonisch contact een laatste aanmaning verstuurd.

Veelal hebben klanten ergens tijdens dit proces uw factuur voldaan. U heeft er dan geen omkijken meer naar.

Indien gewenst kan Flex Assistance ook de betalingen van uw klanten verwerken in uw systeem.

Rolbeheer voor advocaten / procureursservice?

Bent u advocaat en heeft u behoefte aan ondersteuning voor het bijhouden van roltermijnen? Dat is ook mogelijk bij Flex Assistance.

Onze werkwijze voor rolbeheer

Flex Assistance beschikt over een advocatenpas (gemachtigdenpas) en u kunt Hester Tol (eigenaar) aldus machtigen zodat zij kan inloggen op de rol en uw termijnen voor u in de gaten houdt. Hester maakt voor u een termijnenlijst in Excel aan waarin alle relevante roldata worden verzameld en houdt deze voor u bij.

Zij maakt daarnaast agendapunten voor u aan, zodat u op uw smartphone of computer tijdig herinneringen ontvangt over in te dienen stukken en andere belangrijke data.Ook het indienen van de processtukken is een mogelijkheid. Flex Assistance heeft een contract met Falkpost. Alle juridische stukken worden met deze dienst verstuurd. Hierdoor is het indienen van processtukken 1 dag voor de roldatum zelfs nog mogelijk. Dit kan middels de procureursdienst van Falkpost.

De verzending van de stukken per procureursdienst bij Falk kost EUR 32,50 exclusief btw (naast de kosten die worden gemaakt op het uurtarief van Flex Assistance en eventueel materiaal). Het processtuk wordt door Falk op de roldatum voor 10.00 uur afgeleverd bij de Centrale Balie en u ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging.

De (falk) kosten schiet Flex Assistance voor en belast ze aan u door bij het versturen van haar maandelijkse factuur. De meest handige manier om Flex Assistance uw processtukken te laten indienen is om door Flex Assistance te voorzien van een set drukwerk (brief- en volgpapier en enveloppen).

Urenregistratie - en declaratieprogramma

Tip: voor advocaten raad ik het urenregistratie- en declaratieprogramma van URIOS aan. Kijk op de website voor meer informatie of raadpleeg IJsbrand Oudshoorn